Premier atelier technique à distance du SYGADE en Côte d'Ivoire

Juillet 2020

Bien que la pandémie de la COVID-19 ait affecté les missions de formation SYGADE, le Programme continue d’honorer ses engagements auprès de ses pays utilisateurs grâce aux outils de communication à distance. Le premier atelier technique en ligne a été récemment organisé avec le Ministère de l'Economie et des Finances (MEF) la Côte d’Ivoire.

Cet atelier pour le démarrage des travaux d’interfaçage entre les différents systèmes d’information du Budget et du Trésor Public, était initialement prévu en avril, et s’est déroulé en ligne avec les experts du MEF du 8 au 19 juin.

Cet atelier avait pour but de préparer le développement de l’intégration du SYGADE, du Système d'Information de Budget (SIB) et du Système d’Informations et de Gestion des Entreprises Publiques (SIGEP).

Les autorités ivoiriennes ont étudié avec le Programme SYGADE les possibilités de reprise des activités conformément au projet afin d’honorer les engagements prioritaires du MEF d'interfaçage des systèmes d’information du Budget et du Trésor Public en 2020. Ainsi, le Programme SYGADE et la Coordination de la Direction de la Dette Publique et Dons (DDPD) ont organisé un atelier en ligne pour 8 à 14 participants clés en fonction du thème à traiter (experts de la dette et informaticiens du MEF et du Programme SYGADE y compris des développeurs et administrateurs des bases de données du SIB, SIGEP et SYGADE).

A l’issue de ce premier atelier en ligne, une matrice d’actions et un chronogramme des travaux d’interfaçage du SYGADE avec les applicatifs SIB et SIGEP ont été produits. Les participants ont spécialement passé en revue le document technique de l’interface avec les mises à jour nécessaires. Ce document devient ainsi le cahier de charge pour les développeurs ivoiriens pour les mois à venir.

L’atelier s’est déroulé à distance et comprenait deux sessions de visioconférence de 1h30 par jour (avec l’application Microsoft Teams) et des travaux à effectuer hors connexion. Malgré les balbutiements des premiers jours (gestion de micros, temps de connexion, participation, optimisation du chat, assurer les questions réponses) et grâce à la mise en place de quelques règles d’engagements, les participants ont mis en place un mode de travail efficace permettant de réaliser des travaux en équipes afin de revoir, entre autres, les écrans de l'interface.

Plusieurs défis ont dû être relevés pour mener à bien cet atelier à distance. Ainsi, il est possible de tirer plusieurs leçons de cette expérience :

Au départ, il y avait plus d'appréhensions que nécessaire sur la possibilité de réaliser cette activité en ligne compte tenu des défis techniques et logistiques. La conviction des autorités, spécialement le Directeur de la DDPD, M. Jules Coulibaly, et le Chef du Programme SYGADE, M. Gerry Teeling, ainsi que les gestions des coordinateurs qui ont organisé l'atelier (Marc Assanvo de la DDPD à Abidjan, et Ricardo Murillo à Genève) étaient essentiels pour le démarrage, le suivi et la clôture de l'activité.

Importance de la préparation avant l’atelier. Il est important de partager avant l’atelier avec les participants tous les documents nécessaires pour qu'ils aient le temps se préparer afin d’optimiser le temps avec les experts.

Intervention de plus d’experts du SYGADE que dans un atelier présentiel. Traditionnellement, un expert se rend dans le pays pour animer un atelier. Avec la tenue de l’activité à distance, plusieurs experts du Programme SYGADE ayant différentes compétences, ont pu contribuer et enrichir les sessions de travail. Pour l’atelier avec la Côte d’Ivoire, 3 experts informatiques du Programme SYGADE ont participé à l’atelier, M. Marcelo Abalos, et M. John Barrozo (basés à Genève) ainsi que M. Coco Anthony (basé au Togo).

Une plus grande flexibilité pour les participants. Les activités en ligne permettent de bloquer certaines plages horaires sans devoir monopoliser toute la journée comme c’est le cas dans un atelier présentiel traditionnel, laissant le temps aux participants de s’acquitter de leurs tâches quotidiennes avant et après la session de travail SYGADE.

Le partage des documents est plus efficace par visioconférence. Les participants peuvent facilement prendre la main du système pour présenter un nombre illimité de documents en quelques clics.

Relever les défis logistiques. La disponibilité d’équipements adéquats (ordinateurs, logiciels, électricité, connexion internet de bonne qualité) est importante pour la fluidité du travail et la motivation des participants. En outre, les outils visioconférence (MS Teams, Webex) ont des avantages et inconvénients qu’il faut connaître et gérer et adapter aux besoins de l’atelier..

Cette expérience inédite d’atelier en ligne a démontré l’efficacité des outils de communications pour mettre en œuvre les activités du SYGADE en ces temps de crise sanitaire, mais aussi a permis d’apprendre comment enrichir les activités traditionnelles présentielles. La CNUCED pourra ainsi continuer de fournir l’assistance nécessaire au MEF durant la phase de développement local et ainsi lui permettre d’atteindre ses objectifs d’interfaçage en 2020

Le Programme SYGADE est prêt à reproduire cette expérience positive en organisant avec d’autres pays utilisateurs du SYGADE des ateliers et des formations en ligne.