EFFICIENCY AND FUNCTIONING OF THE UNCTAD INTERGOVERNMENTAL MACHINERY

TD United Nations Conference Trade Development UNITED NATIONS Distr. LIMITED TD//EX(16)/.2 10 February 1998 Original : ENGLISH TRADE AND DEVELOPMENT BOARD Sixteenth executive session Geneva, 9 February 1998 Item 3 provisional agenda EFFICIENCY AND FUNCTIONING OF THE UNCTAD INTERGOVERNMENTAL MACHINERY Draft guidelines presented Vice-President Board framework intergovernmental structure established UNCTAD IX, Trade Development Board sixteenth executive session reviewed functioning intergovernmental machinery adopted guidelines set order improve working methods enhance functioning machinery. bodies levels machinery, support secretariat, apply guidelines immediately flexible manner ensure maximum effectiveness. General considerations 1. role bureaus active , sessions bodies concerned. Bureaus deal organizational procedural matters. matters relating preparation substantive issues, meet extended bureaus. 1/ 2. UNCTAD calendar meetings designed ensure expert meetings place sessions relevant commission, commission sessions place prior sessions Board. 3. Delegations briefed aspects meeting weeks meeting. Pre-session documentation distributed time languages. 1/ extended bureau comprises officers bureau, regional group coordinators interested delegations. GE.98-50154 TD//EX(16)/.2 page 2 4. Panels organized add discussions bodies concerned. Member States consulted advance connection topics panels choice panellists. selection panellists based ensure balanced presentation topics selected, linguistic regional balance. Permanent missions informed invitations extended panellists resource persons countries. Panellists properly briefed prior meetings, provide written summaries presentations distribution participants. length time spent panels number panellists limited order sufficient time intergovernmental discussions. written summary panel discussions produced rapporteur order ensure link intergovernmental debate. 5. improve transparency maximum participation, simultaneous meetings session generally avoided, discussions texts decisions , agreed conclusions, place informal plenary meetings, closed consultations. 6. information relating meetings, including preparations, documentation outcomes, UNCTAD’ web site, regarded integral part meetings arrangements. Information pre- session preparations documentation principle weeks meeting. 7. summaries prepared secretariat informal substantive discussions, attribution views individual delegations. Trade Development Board Working Party Medium-term Plan Programme Budget 8. agenda sessions Board prepared Board cover issues addressed final outcome UNCTAD IX. focused. 9. Board examine evaluate work Commissions determine direction work; note Commissions’ reports. 10. Board strive achieve coherence sessions sessions Commissions terms choice items preparation calendar enable expertise expert meetings find Board Commissions account deliberations Board. 11. Preparations high-level segment, including selection theme, chairman panellists, transparent based consultations member States. 12. theme high-level segment international importance order attract high-level participation; selection theme place year. principle, direct link theme high-level segment agenda Board’ session. 13. High-level representatives segment opportunity present views participate fully, high-level segment treated high-level intergovernmental debate. TD//EX(16)/.2 page 3 14. secretariat prepare summary discussions high- level segment rapidly , timing permits, regular session Trade Development Board. 15. work Working Party coordinated synchronized work relevant bodies York order ensure views Working Party fully account. work organized give members sufficient time documentation. Commissions Expert Meetings 16. organization work Commissions Commissions devote substantive issues. 17. bureaus Commissions, meeting configuration, continue function Commission sessions view dealing , : preparations follow- Commission sessions expert meetings; preparation proposed topics Commission agendas expert meetings; organization work; documentation. 18. number expert meetings convened Commission determined Board. 19. Commission findings expert meetings discuss policy implications. indication secretariat nature policy implications action . 20. selecting topics expert meetings, Commissions ensure topics demand-driven, closely related Commissions’ work consideration issues current interest member States developing countries. Account UNCTAD’ comparative advantages secretariat’ expertise capacity. 21. Commissions discuss evaluate technical cooperation activities linked work programmes proposals Board. Special attention strengthening synergy policy dialogue, study analysis, technical cooperation. 22. , outcome work Commissions seek adopt agreed conclusions relevance international community, Governments UNCTAD secretariat. Recommendations work carried secretariat practical realistic terms capacity. 23. Commissions request work carried secretariat, inform Commissions schedule work, probable time completion reporting modalities. 24. Commissions , session, progress reports implementation agreed conclusions recommendations secretariat. progress reports, include evaluation work undertaken, presented extended bureaus submitted Commissions. TD//EX(16)/.2 page 4 25. Experts attending expert meetings convened accordance paragraph 114 “ Partnership Growth Development” nominated Governments. participants expert meetings status expert serve personal capacity. matters relating participation experts expert meetings, secretariat deal permanent missions. Governments encouraged nominate -governmental experts . 26. improve effectiveness expert meetings, secretariat provide experts information UNCTAD, activities procedures, anticipated nature expert meetings question. 27. agenda expert meeting established Commission convening meeting. 28. , outcome work expert meetings seek identify policy options relating capacity-building general policy guidelines. 29. expert meeting, recommended extended bureau relevant Commission meet order discuss outcome meeting. 30. view facilitating participation experts expert meetings helping improve effectiveness meetings, member States encouraged explore means enhancing participation, including contributions trust fund established Secretary-General UNCTAD resources finance participation experts developing countries. Le bureau élargi comprend les membres du bureau, les coordonnateurs des1 groupes égionaux les éégations intéressées. GE.98-50155 () NATIONS UNIES TD Conférence des Nations Unies sur le commerce le éveloppement Distr. LIMITEE TD//EX(16)/.2 10 évrier 1998 FRANCAIS Original : ANGLAIS CONSEIL DU COMMERCE ET DU DEVELOPPEMENT Seiziè éunion directive Genève, 16 évrier 1998 Point 3 de 'ordre du jour provisoire EFFICACITE ET FONCTIONNEMENT DU MECANISME INTERGOUVERNEMENTAL DE LA CNUCED Projet de principes directeurs préé par le Vice-Président du Conseil Dans le cadre de la structure intergouvernementale établie à la neuviè session de la Conférence, le Conseil du commerce du éveloppement, à sa seiziè éunion directive, examiné son écanisme intergouvernemental adopté les principes directeurs ci-aprè pour en éliorer les éthodes de travail le fonctionnement. Les divers organes situé aux différents niveaux du écanisme appliqueront ces principes immédiatement de faç souple en vue ' maximum 'efficacité, avec 'appui du secrétariat. Considérations éérales 1. Les bureaux devraient jouer ôle actif, à la fois pendant entre les sessions des organes correspondants. Ils devraient 'occuper des questions 'organisation de procédure. 'ils souhaitent aborder des aspects de la préparation de questions de fond, ils doivent se éunir en tant bureaux élargis .1 TD//EX(16)/.2 page 2 2. Le calendrier des éunions de la CNUCED devrait être ç de faç les éunions 'experts aient lieu avant les sessions des commissions correspondantes, celles-ci se éunissent avant le Conseil. 3. Les éégations devraient être informées de tous les aspects 'une éunion au moins quatre semaines à 'avance. La documentation établie avant la éunion devrait être distribué à temps dans toutes les langues. 4. Des éunions-ébats ne devraient être organisées si elles peuvent enrichir les discussions des organes considéé. Les Etats membres devraient être consulté suffisamment longtemps à 'avance sur leurs èmes sur le choix des intervenants. Ceux-ci devraient être électionné de faç à assurer une présentation équilibré des èmes retenus, ainsi qu' bon équilibre linguistique égional. Les missions permanentes devraient être informées des invitations lancées à des spécialistes de leur pays. Les intervenants devraient être ûment mis au courant avant les éunions. Ils devraient fournir des ésumé écrits de leur exposé pour distribution aux participants. La duré des éunions-ébats le nombre 'intervenants devraient être limité, afin ' puisse consacrer suffisamment de temps aux discussions intergouvernementales. compte rendu des éunions-ébats devrait être édigé par rapporteur pour nourrir ces discussions. 5. Pour accroître la transparence permettre une participation maximale, il convient en ééral 'éviter les éunions simultanées pendant les sessions. 'examen de textes sur lesquels des écisions doivent être prises, en particulier de conclusions concertées, devrait normalement avoir lieu en éances plénières informelles, lors de consultations restreintes. 6. Toutes les informations concernant les éunions, compris leur préparation, la documentation les ésultats, devraient être diffusées sur le site Web de la CNUCED, qui fait partie intégrante du dispositif de éunion. Les renseignements sur les préparatifs la documentation préalable devraient, en principe, être communiqué semaines avant chaque éunion. 7. Le secrétariat devrait établir des ésumé de tous les ébats de fond informels, sans mentionner nommément les éégations qui sont intervenues. Le Conseil du commerce du éveloppement le Groupe de travail du plan à moyen terme du budget-programme 8. 'ordre du jour des sessions du Conseil devrait être établi de faç à permettre 'examen de toutes les questions dont cet organe est chargé en vertu du texte final adopté par la Conférence à sa neuviè session. Il devrait être bien précis. TD//EX(16)/.2 page 3 9. Le Conseil devrait passer en revue évaluer les travaux des commissions, éterminer 'orientation des activité nouvelles. Il ne devrait pas se contenter de prendre acte des rapports des commissions. 10. Le Conseil devrait 'employer à éliorer la érence entre ses sessions celles des commissions en ce qui concerne le choix des questions à examiner 'établissement du calendrier, de faç qu'il puisse profiter de la contribution des éunions 'experts les commissions puissent tenir compte de ses élibérations. 11. Les préparatifs de la éunion de haut niveau, notamment le choix du è, du président des intervenants, devraient se faire dans la transparence, en consultation avec tous les Etats membres. 12. Le è de cette éunion devrait revêtir une importance internationale pour susciter une participation de haut niveau; il devrait être choisi pendant le premier semestre de 'anné. Il devrait en principe avoir lien direct entre ce è 'ordre du jour de la session du Conseil. 13. Les participants devraient avoir la possibilité 'exposer leur point de vue de prendre pleinement part aux discussions, la éunion étant considéé comme ébat intergouvernemental de haut niveau. 14. Le secrétariat devrait établir ésumé des discussions de la éunion de haut niveau dans les meilleurs élais, si avant la fin de la session ordinaire du Conseil. 15. Les activité du Groupe de travail devraient être coordonnées synchronisées avec celles des organes compétents de York, afin ses vues soient pleinement prises en considération. Ses travaux devraient aussi être organisé de maniè à donner aux membres suffisamment de temps pour examiner la documentation. Les commissions les éunions 'experts 16. Les travaux des commissions devraient être organisé de faç ces organes puissent se consacrer aux questions de fond. 17. Le bureau de chaque commission, siégeant sous la forme approprié, devrait rester en fonctions entre les sessions pour 'occuper, entre autres, des préparatifs du suivi de celles-ci des éunions 'experts, de la préparation des èmes proposé pour ces sessions éunions, de 'organisation des travaux de la documentation. 18. Le nombre de éunions 'experts pourra convoquer une commission devrait être éterminé par le Conseil. TD//EX(16)/.2 page 4 19. Chaque commission devrait examiner les conclusions de ses éunions 'experts les enseignements à en tirer sur le plan de 'action. Le secrétariat devrait lui présenter une note indiquant la nature de ces enseignements les mesures qui pourraient être prises. 20. Pour ses éunions 'experts, chaque commission devrait choisir des èmes dicté par la demande, qui aient rapport étroit avec ses travaux soient des sujets 'actualité intéressant les Etats membres, en particulier les pays en éveloppement. Il faut, à cet égard, tenir compte de 'avantage comparatif de la CNUCED ainsi des compétences des moyens du secrétariat. 21. Les commissions devraient examiner évaluer les activité de coopération technique liées à leur programme de travail faire des propositions au Conseil. Une attention particuliè devrait être accordé au renforcement de la synergie entre le ébat 'orientation, le travail 'étude 'analyse la coopération technique. 22. Chaque fois , à 'issue de leurs travaux, les commissions devraient 'efforcer 'adopter des conclusions concertées intéressant la communauté internationale, les gouvernements le secrétariat de la CNUCED. Les recommandations concernant les âches à confier au secrétariat devraient être concrètes éalistes, eu égard aux capacité. 23. Quand les commissions demandent au secrétariat 'entreprendre des travaux, celui-ci devrait les informer du calendrier de ces activité, en particulier, de la date probable de leur achèvement des modalité de suivi. 24. la session suivante, les commissions devraient être saisies de rapports sur 'application des conclusions recommandations concertées par le secrétariat. Ces rapports, comprenant une évaluation des activité entreprises, devraient être soumis aux bureaux élargis avant 'être communiqué aux commissions. 25. Les experts participant aux éunions convoquées conformément au paragraphe 114 '" partenariat pour la croissance le éveloppement" sont ésigné par leur gouvernement. Tous les participants à ces éunions doivent avoir la qualité 'expert siéger à titre personnel. Pour toutes les questions relatives à la participation 'experts aux éunions, le secrétariat doit traiter avec les missions permanentes. Les gouvernements sont encouragé à ésigner aussi des experts gouvernementaux. TD//EX(16)/.2 page 5 26. Pour accroître 'efficacité des éunions 'experts, le secrétariat devrait fournir à ceux-ci les renseignements voulus sur la CNUCED, ses activité ses éthodes, ainsi sur la nature des éunions ce ' en attend. 27. 'ordre du jour de chaque éunion 'experts devrait être clairement éfini par la commission qui convoque la éunion. 28. Chaque fois , les éunions 'experts devraient conclure leurs travaux en éfinissant des options concernant le renforcement des capacité, ainsi des orientations éérales. 29. Aprè chaque éunion 'experts, le bureau élargi de la commission compétente devrait se éunir pour étudier les ésultats de cette éunion. 30. Les Etats membres sont encouragé à étudier les moyens de faciliter la participation 'experts aux éunions de faç à accroître 'efficacité de celles-ci, notamment par des contributions au fonds 'affectation spéciale créé par la Secrétaire ééral de la CNUCED par 'apport éventuel 'autres ressources pour financer la participation 'experts des pays en éveloppement. ----- TD Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio Desarrollo NACIONESNACIONES UNIDASUNIDAS Distr. LIMITADA TD//EX(16)/.2 10 de febrero de 1998 ESPAÑOL Original: INGLÉ JUNTA DE COMERCIO DESARROLLO 16ª reunió ejecutiva Ginebra, 9 de febrero de 1998 Tema 3 del programa provisional EFICIENCIA FUNCIONAMIENTO DEL MECANISMO INTERGUBERNAMENTAL DE LA UNCTAD Proyecto de directrices presentado por el Vicepresidente de la Junta En el marco de la estructura intergubernamental establecida en la IX UNCTAD la Junta de Comercio Desarrollo en su 16º reunió ejecutiva ha revisado el funcionamiento de su mecanismo intergubernamental ha aprobado las directrices figuran continuació el fin de mejorar los étodos de trabajo el funcionamiento de este mecanismo. Los distintos órganos en los distintos niveles del mecanismo aplicará esas directrices el apoyo de la secretarí de modo inmediato flexible para conseguir la áxima eficacia. Consideraciones de carácter general 1. La funció de las mesas será una funció activa durante los íodos de sesiones de los órganos correspondientes entre ellos. Las mesas se ocupará de cuestiones de organizació procedimiento. Cuando deseen GE.98-50157 () TD//EX(16)/.2 ágina 2 Una mesa ampliada está integrada por los miembros de la mesa, los1 coordinadores de grupos regionales las delegaciones interesadas. ocuparse de cuestiones relacionadas la preparació de temas sustantivos se reunirá en forma de mesas ampliadas .1 2. El calendario de reuniones de la UNCTAD se preparará de modo garantice la celebració de las reuniones de expertos antes de los íodos de sesiones de la comisió pertinente de modo los íodos de sesiones de esta comisió tengan lugar ante de los íodos de sesiones de la Junta. 3. Se informará las delegaciones sobre todos los aspectos de una reunió por lo menos cuatro semanas antes de celebrarse. La documentació previa al íodo de sesiones deberá distribuirse su debido tiempo en todos los idiomas. 4. Se organizará grupos solamente cuanto puedan enriquecer los debates de los órganos correspondientes. Deberá consultarse los Estados miembros la suficiente anticipació en relació los temas de los grupos la elecció de sus miembros. La selecció de los miembros de los grupos se basará en la necesidad de garantizar una presencia equilibrada de los temas seleccionados el equilibrio lingüístico regional. Se informará las misiones permanentes sobre las invitaciones dirigidas los miembros de los grupos los especialistas pertenezcan sus países. Se informará adecuadamente los miembros de los grupos antes de celebrarse las reuniones los miembros suministrará resúmenes escritos de sus presentaciones para se distribuyan los participantes. El tiempo dedicado los grupos el úmero de sus componentes será limitados, fin de dejar tiempo suficiente para los debates intergubernamentales. relator preparará resumen escrito de los debates de los grupos para asegurar el enlace necesario el debate intergubernamental. 5. miras mejorar la transparencia conseguir la áxima participació se evitará en general las reuniones simultáneas durante íodo de sesiones, los debates sobre textos en relació los cuales deban adoptarse decisiones, en especial conclusiones acordadas, se celebrará normalmente en sesiones plenarias oficiosas en consultas puerta cerrada. TD//EX(16)/.2 ágina 3 6. Toda informació relacionada reuniones, incluidos sus preparativos resultados deberá ponerse disposició general en el sitio en la Web de la UNCTAD, el cual se considerará como parte integrante de las disposiciones para reuniones. La informació sobre los preparativos previos los íodos de sesiones su documentació se pondrá en principio disposició de los participantes seis semanas antes de la reunió. 7. La secretarí preparará resúmenes breves de todos los debates sustantivos oficiosos, sin atribuir opiniones delegaciones individuales. Junta de Comercio Desarrollo Grupo de Trabajo sobre el Plan de Mediano Plazo el Presupuesto por Programas 8. El programa de los íodos de sesiones de la Junta deberá prepararse de modo la Junta pueda ocuparse de todas las cuestiones se planteen en el resultado final de la IX UNCTAD. El programa deberá centrarse bien en sus temas. 9. La Junta examinará evaluará la labor de las comisiones determinará la direcció de los nuevos trabajos; se limitará tomar nota de los informes de las comisiones. 10. La Junta procurará conseguir una mejor armonizació entre sus íodos de sesiones los íodos de sesiones de las comisiones en cuanto los temas elegidos la preparació del calendario, de modo los resultados écnicos de las reuniones de expertos puedan llegar la Junta las comisiones puedan tener en cuenta las deliberaciones de la Junta. 11. Los preparativos de las sesiones de alto nivel, incluidas la selecció del tema, del presidente de los miembros de los grupos deberá ser transparentes basarse en consultas todos los Estados miembros. 12. El tema de las sesiones de alto nivel deberá tener importancia internacional para atraer una participació de alto nivel; la elecció del tema se realizará en la primera mitad del ñ. En principio, debe existir una relació directa entre el tema de las sesiones de alto nivel el programa del íodo de sesiones de la Junta. 13. Los representantes de alto nivel deberá tener la oportunidad de presentar sus opiniones en sus sesiones de participar plenamente en ellas, ándose estas sesiones el carácter de debate intergubernamental de alto nivel. TD//EX(16)/.2 ágina 4 14. La secretarí preparará lo á pronto posible resumen de los debates de las sesiones de alto nivel si dispone de tiempo lo hará antes de finalice el íodo ordinario de sesiones de la Junta de Comercio Desarrollo. 15. La labor del Grupo de Trabajo deberá coordinarse sincronizarse la labor de los órganos pertinentes en Nueva York fin de garantizar se tengan cabalmente en cuenta las opiniones del Grupo de Trabajo. Su labor deberá organizarse tambié de modo los miembros dispongan de tiempo suficiente para examinar la documentació. Comisiones reuniones de expertos 16. La labor de las comisiones se organizará de modo las comisiones puedan dedicarse cuestiones sustantivas. 17. Las mesas de las comisiones, se reunirá una configuració adecuada, deberá continuar funcionando entre los íodos de sesiones de las comisiones miras ocuparse entre otras cosas de lo siguiente: preparativos para los íodos de sesiones de las comisiones reuniones de expertos seguimiento de ellos; preparació de temas propuestos para los programas de la comisió para las reuniones de expertos; organizació de los trabajos; documentació. 18. La Junta determinará el úmero de reuniones de expertos pueda convocar una comisió. 19. Cada comisió examinará los resultados de esas reuniones de expertos debatirá sus implicaciones políticas. La comisió tendrá ante í una indicació por la secretarí del carácter de estas repercusiones políticas de las posibles medidas deberá adoptarse. 20. Las comisiones, al seleccionar los temas de las reuniones de expertos, deberá asegurar los temas respondan demandas, esté estrechamente relacionados la labor de las comisiones tengan en cuenta cuestiones de interé actual para los Estados miembros , en , para los países en desarrollo. Se tendrá en cuenta las ventajas comparativas de la UNCTAD, í como la experiencia écnica la capacidad de la secretarí. 21. Las comisiones debatirá evaluará las actividades de cooperació écnica relacionadas sus programas de trabajo formulará propuestas TD//EX(16)/.2 ágina 5 la Junta. Se prestará una atenció especial fortalecer la sinergia entre el diálogo, el estudio el álisis de políticas la cooperació écnica. 22. Siempre sea posible las comisiones procurará adoptar como resultado de su labor conclusiones acordadas de importancia para la comunidad internacional, los gobiernos la secretarí de la UNCTAD. Las recomendaciones para la secretarí lleve cabo trabajos deberá ser prácticas realistas en cuanto su capacidad de hacerlo. 23. Cuando las comisiones soliciten la secretarí realice trabajos, la secretarí informará la comisió particularmente sobre el calendario de trabajo, la fecha probable de finalizació las modalidades de presentació de informes. 24. Las comisiones deberá tener su disposició en el siguiente íodo de sesiones informes de la secretarí sobre el estado de aplicació de las conclusiones recomendaciones acordadas. Estos informes sobre la marcha de los trabajos en los figurará una evaluació de la labor realizada será presentados las mesas ampliadas antes de su presentació las comisiones. 25. Las candidaturas de los expertos, deberá atender las reuniones de expertos convocadas de conformidad el árrafo 114 de "Una asociació para el crecimiento el desarrollo", son elegidas por sus gobiernos. Todos los participantes en las reuniones de expertos tienen la categorí de expertos actú ítulo personal. En todas las cuestiones relacionadas la participació de expertos en sus reuniones la secretarí se pondrá en contacto las misiones permanentes. Se alienta los gobiernos presentar tambié candidaturas de expertos gubernamentales. 26. La secretarí, miras mejorar la eficacia de las reuniones de expertos, facilitará los expertos informació adecuada sobre la UNCTAD, sus actividades procedimientos el carácter previsto de las reuniones de expertos de se trate. 27. La comisió convoque la reunió determinará claramente el programa de cada reunió de expertos. 28. Siempre sea posible, las reuniones de expertos procurará determinar como resultado de su labor posibles opciones políticas relacionadas la creació de capacidades directrices políticas generales. TD//EX(16)/.2 ágina 6 29. Se recomienda despué de cada reunió de expertos la mesa ampliada de la Comisió pertinente se úna para debatir el resultado de la reunió. 30. miras facilitar la participació de los expertos en las reuniones de expertos de ayudar ello mejorar la eficacia de estas reuniones, se alienta los Estados miembros analizar medios para mejorar esta participació, incluida la aportació de contribuciones al fondo fiduciario establecido por el Secretario General de la UNCTAD de otros recursos posibles para financiar la participació de expertos de países en desarrollo. -----